„Können Sie nächste Woche die Wohnung in der Lindenstraße machen?“ So beginnen viele Aufträge. Was fehlt, merken Sie oft erst später: Wer schließt auf? Ist die Wohnung bewohnt? Gehört ein Grundriss dazu? Jede fehlende Angabe bedeutet eine Rückfrage, und jede Rückfrage verschiebt die Planung.
Dieser Artikel zeigt, was in eine vollständige Auftragsanfrage gehört, wie Sie Makler mit einer Briefing-Checkliste dazu bringen, sie zu liefern, und wie Sie Termine so planen, dass Fahrtwege, Puffer und Verschiebungen Ihren Tag nicht durcheinanderbringen. Die Checkliste können Sie direkt kopieren und auch ohne Software nutzen.
Was in eine vollständige Auftragsanfrage gehört: Adresse, Zugang, Ansprechpartner vor Ort, Paket, Deadline, Besonderheiten
Eine Anfrage ist vollständig, wenn Sie den Auftrag planen und durchführen können, ohne noch einmal nachzufragen. In der Praxis sind das sechs Angaben.
- Objektadresse. Mit Hausnummer, Etage und Lage der Wohnung im Haus. „Lindenstraße 4, 2. OG links“ spart Ihnen vor Ort fünf Minuten Suchen.
- Zugang. Wer öffnet? Liegt ein Schlüssel beim Makler, im Schlüsseltresor oder beim Hausmeister? Gibt es einen Parkplatz?
- Ansprechpartner vor Ort. Name und Telefonnummer von Eigentümer, Mieter oder Hausverwaltung, plus der Ansprechpartner beim Makler für Rückfragen.
- Paket. Fotos, Grundriss, 360°-Tour, Video, Drohne: Was genau ist gebucht, und gibt es Zusatzleistungen?
- Deadline. Bis wann braucht der Makler das Medienpaket? Steht ein Vermarktungsstart oder ein Besichtigungstermin fest?
- Besonderheiten. Ist die Wohnung bewohnt oder leer? Gibt es Haustiere, Räume, die nicht fotografiert werden sollen, oder Wünsche zu bestimmten Perspektiven?
Fehlt eine dieser Angaben, geht die Information meist nicht verloren, sondern sie kommt später, per Anruf, per WhatsApp oder am Objekt selbst. Genau dort kostet sie Zeit. Warum diese verteilten Absprachen im Tool-Mix zum Problem werden, lesen Sie in Google Drive, WhatsApp und WeTransfer: Wann der Tool-Mix Immobilienfotografen Zeit kostet.
Briefing-Checkliste für Makler
Die einfachste Art, vollständige Anfragen zu bekommen: Geben Sie Ihren Maklern vor, was Sie brauchen. Eine kurze Checkliste, die sie bei jeder Anfrage ausfüllen, wirkt mehr als jede Erinnerung. Schicken Sie sie einmal mit der Bitte, sie künftig zu verwenden, oder hinterlegen Sie sie als Formular oder E-Mail-Vorlage.
Zwei Tipps aus der Praxis: Fragen Sie nach mindestens zwei Wunschterminen, das spart eine Abstimmungsrunde. Und halten Sie die Liste kurz. Eine Checkliste, die auf eine Bildschirmseite passt, wird eher ausgefüllt als ein langes Formular.
Ein Teil dieser Angaben wandert später weiter, etwa Stilvorgaben und Deadline an Ihren Editor oder Adresse und Zugang an Ihre Immobiliengutachter. Was Ihre Partner dafür brauchen, lesen Sie in Mit Editoren und Immobiliengutachter zusammenarbeiten.
Termine mit Eigentümern oder Mietern abstimmen
Zwischen Makler und Fotograf steht oft eine dritte Partei: der Eigentümer oder der Mieter, der die Tür öffnet. Wer den Termin mit ihm abstimmt, sollte vorab feststehen. Es gibt zwei übliche Wege:
- Der Makler stimmt ab und schickt Ihnen einen bestätigten Termin. Das spart Ihnen Zeit, setzt aber voraus, dass der Makler Ihre Verfügbarkeit kennt.
- Sie stimmen selbst ab, mit dem Kontakt aus dem Briefing. Das ist flexibler, kostet aber ein oder zwei Telefonate pro Auftrag.
Egal, wer abstimmt: Der Ansprechpartner vor Ort sollte vorab wissen, was ihn erwartet. Dazu gehören Uhrzeit und ungefähre Dauer, eine kurze Bitte zur Vorbereitung (aufgeräumte Flächen, Licht an, Rollläden hoch, Autos aus der Einfahrt) und eine Telefonnummer, unter der er Sie bei Verspätung erreicht. Eine kurze Nachricht am Vortag verhindert viele vergebliche Anfahrten.
Bei bewohnten Objekten kommt eine rechtliche Frage dazu: Sind die Bewohner mit den Aufnahmen einverstanden? Das Landgericht Frankenthal hat 2024 entschieden, dass ein Makler Innenaufnahmen einer vermieteten Wohnung nicht ohne Einwilligung der Mieter im Exposé veröffentlichen durfte (beck-aktuell zu LG Frankenthal, 3 O 300/23). Klären Sie mit Ihren Maklern, wer dafür sorgt, und nehmen Sie den Punkt in Ihr Briefing auf. Dieser Hinweis ersetzt keine Rechtsberatung.
Zeitfenster, Fahrtwege und Puffer realistisch planen
Ein Tag mit drei Shootings sieht im Kalender oft entspannt aus. Bis der erste Eigentümer zehn Minuten zu spät kommt, die Parkplatzsuche dauert und die Drohne wegen Wind später starten muss. Ohne Puffer verschiebt sich dann jeder folgende Termin.
Drei Grundsätze helfen bei der Planung:
Feste Zeitfenster pro Pakettyp. Legen Sie aus Erfahrung fest, wie lange ein Auftrag vor Ort dauert, etwa getrennt nach Wohnung, Einfamilienhaus und Gewerbe, mit und ohne Grundriss oder Drohne. So müssen Sie nicht bei jedem Termin neu schätzen.
Fahrzeit als eigener Block. Tragen Sie die Fahrt in den Kalender ein, und zwar mit der Fahrzeit zur geplanten Uhrzeit, nicht mit der Fahrzeit nachts um zwei. Gruppieren Sie Termine nach Region, wo es geht.
Puffer bewusst einplanen. Als grobe Faustregel planen viele Fotografen pro Termin 15 bis 20 Minuten zusätzlich ein, bei großen Objekten oder Außenaufnahmen mehr. Ihre eigenen Erfahrungswerte sind die beste Grundlage.
Wann ein Objekt im besten Licht steht, ist eine eigene Frage, die mit der Aufnahme zu tun hat und nicht mit der Organisation.
Mehrere Kalender, ein Planungsstand
Doppelbuchungen entstehen selten aus Unachtsamkeit. Meist liegen Termine an mehreren Stellen: im Geschäftskalender, im privaten Kalender, in einer WhatsApp-Zusage, im Kalender des Immobiliengutachter und in einer Anfrage, die noch nicht bestätigt ist. Wer alles zusammenbringen muss, übersieht irgendwann etwas.
Die Lösung ist ein einziger Planungsstand, also ein Kalender, der immer recht hat:
Ein führender Kalender. Alle beruflichen Termine landen hier. Andere Kalender werden höchstens gespiegelt, etwa der private als „belegt“.
Vorläufige Termine markieren. Ein angefragter, aber nicht bestätigter Termin blockiert die Zeit, ist aber als vorläufig erkennbar, zum Beispiel mit einer eigenen Farbe.
Erst bestätigen, dann zusagen. Sagen Sie per Chat oder Telefon keinen Termin zu, bevor Sie in den führenden Kalender geschaut haben. Klingt selbstverständlich, ist aber die häufigste Ursache für Doppelbuchungen.
Partner einbeziehen. Arbeiten Sie mit einem Immobiliengutachter, braucht es Zugriff auf denselben Stand oder zumindest eine verlässliche Freigabe der eigenen Verfügbarkeit.
Absagen und Verschiebungen ohne Chaos
Der Mieter ist krank, der Makler hat den Verkaufsstart verschoben, das Wetter spielt nicht mit. Verschiebungen gehören dazu. Chaotisch werden sie erst, wenn nicht klar ist, wer informiert werden muss und was mit dem freien Zeitfenster passiert.
Termin sofort im führenden Kalender anpassen. Nicht später, nicht „wenn ich zurück bin“.
Alle Beteiligten informieren. Makler, Ansprechpartner vor Ort und, falls eingeplant, Immobiliengutachter oder zweiter Fotograf. Eine kurze Liste der Beteiligten pro Auftrag macht das einfach.
Neuen Termin festlegen und wieder mit allen bestätigen, inklusive geänderter Deadline, falls nötig.
Freies Zeitfenster nutzen. Haben Sie eine Warteliste mit flexiblen Aufträgen, können Sie die Lücke füllen.
Hilfreich ist außerdem eine klare Ausfallregel, die Sie vorab mit Ihren Maklern vereinbaren: bis wann eine Absage kostenfrei ist und wie Sie mit vergeblichen Anfahrten umgehen. Das muss nicht streng sein, sollte aber feststehen, bevor der erste Fall eintritt.
Was nach der Buchung automatisch passieren sollte
Sobald ein Auftrag bestätigt ist, folgen fast immer dieselben Schritte. Wer sie jedes Mal von Hand erledigt, vergisst irgendwann einen. Deshalb lohnt es sich, sie festzulegen, als Checkliste, mit Vorlagen oder automatisiert.
Bestätigung an den Makler mit Termin, gebuchtem Paket und Deadline. So fällt ein Missverständnis sofort auf.
Info an den Ansprechpartner vor Ort mit Uhrzeit, Dauer, Vorbereitungshinweisen und Ihrer Telefonnummer.
Immobiliengutachter informieren, falls ein Grundriss oder Aufmaß dazugehört: Termin, Adresse, Zugang, Ansprechpartner.
Auftrag anlegen, mit Briefing und einer festen Ordnerstruktur, damit Rohdaten nach dem Shooting sofort den richtigen Platz haben.
Erinnerung am Vortag, an Sie selbst und an den Ansprechpartner vor Ort.
Mit dem bestätigten Termin beginnt auch der Auftragsstatus: Aus „Neu“ wird „Geplant“. Ist dieser Status für den Makler sichtbar, muss er nicht nachfragen, ob sein Auftrag angekommen ist. Wie Sie den Status über alle Phasen transparent machen, lesen Sie in Weniger Rückfragen von Maklern: Auftragsstatus transparent machen.
Einen Überblick über alle Phasen eines Auftrags, von der Anfrage bis zur Rechnung, finden Sie in Auftragsmanagement für Immobilienfotografen: Vom Termin bis zur Auslieferung organisiert.
Häufige Fragen
Briefing, Termin und Ansprechpartner direkt am Auftrag
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