Das Medienpaket ist ausgeliefert, der Makler zufrieden. Die Rechnung schreiben Sie „später“, meist am Monatsende, an einem Abend, mit Kalender, Mails und Notizen nebeneinander. Dabei geht nicht nur Zeit verloren. Oft fehlt auf der Rechnung auch die Drohne, die Express-Lieferung oder die Anfahrt, die im Chat vereinbart wurde.
Dieser Artikel zeigt, wo bei der Abrechnung Zeit und Geld verloren gehen, wie Sie direkt aus dem Auftrag abrechnen, wann sich Einzel- oder Sammelrechnungen lohnen und wie Sie Zahlungsziele und Erinnerungen handhaben. Dazu kommt ein kurzer Überblick, was die E-Rechnung für Immobilienfotografen bedeutet, und eine Checkliste für die Rechnungsstellung ohne Nacharbeit.
Wo bei der Abrechnung Zeit und Geld verloren gehen: vergessene Extras, späte Rechnungen
Die Abrechnung ist der letzte Schritt eines Auftrags, und oft der, der am weitesten von der eigentlichen Arbeit entfernt ist. Zwischen Shooting und Rechnung liegen Tage oder Wochen. In dieser Zeit verteilen sich die Informationen, die auf die Rechnung gehören.
- Vergessene Zusatzleistungen. Die Drohnenaufnahmen, das zusätzliche Zimmer, die Express-Lieferung: kurz am Telefon vereinbart und am Monatsende nicht mehr präsent.
- Späte Rechnungen. Wer gesammelt am Monatsende abrechnet, bekommt sein Geld entsprechend später, und die Rechnungen werden zur Abendarbeit.
- Zusammensuchen. Paket aus der Anfrage, Extras aus dem Chat, Anfahrt aus dem Kalender, Objektadresse aus der Mail.
- Rückfragen. Fehlt die Objektadresse oder die Bestellnummer des Maklers, kommt die Rechnung zurück, und der Zahlungseingang verschiebt sich.
Wie viel vergessene Extras ausmachen können, zeigt eine einfache Rechnung. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.
Beispiel: Bei 40 Aufträgen pro Monat, davon 5 % mit einer nicht abgerechneten Zusatzleistung von durchschnittlich 60 €, sind das rund 120 € pro Monat und 1.440 € pro Jahr, die nicht abgerechnet werden. Beispielwerte, keine Durchschnittszahlen.
Dazu kommt die Zeit: Wie viel Verwaltung insgesamt pro Auftrag anfällt, können Sie mit dem Rechner in unserem Überblick Auftragsmanagement für Immobilienfotografen abschätzen.
Direkt aus dem Auftrag abrechnen: Paket, Zusatzleistungen, Anfahrt
Die einfachste Lösung für fast alle diese Probleme: Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag, nicht daneben. Alles, was abgerechnet wird, steht ohnehin schon am Auftrag, wenn Sie es dort festhalten:
Paket: das gebuchte Leistungspaket aus der Anfrage, zum Beispiel Fotos mit Grundriss.
Zusatzleistungen: Drohne, 360°-Tour, zusätzliche Räume, Express. Tragen Sie Extras sofort am Auftrag ein, wenn sie vereinbart werden, nicht erst bei der Abrechnung.
Anfahrt: nach Ihrer Regel, etwa pauschal ab einer bestimmten Entfernung.
Objekt und Referenz: Adresse und, falls der Makler eine verwendet, seine Bestell- oder Objektnummer. So kann seine Buchhaltung die Rechnung sofort zuordnen.
Der beste Zeitpunkt für die Rechnung ist die Auslieferung. Steht das Medienpaket auf „Bereit für den Download“, ist die Leistung erbracht und alle Positionen sind bekannt. Die Rechnung geht dann zusammen mit oder kurz nach der Nachricht an den Makler raus. Wie die Auslieferung selbst abläuft, lesen Sie in Medienpakete an Makler ausliefern.
In Bildsuite entsteht die Rechnung automatisch, sobald der Makler das freigegebene Medienpaket herunterlädt; die Positionen kommen aus dem Auftrag. Einen Überblick über die Funktionen finden Sie unter Leistungen von Bildsuite.
Einzelrechnung oder Sammelrechnung pro Makler?
Arbeiten Sie regelmäßig für dieselben Makler, stellt sich die Frage: eine Rechnung pro Auftrag oder eine Sammelrechnung pro Monat? Beides ist üblich, und beides hat Vor- und Nachteile.
| Aspekt | Einzelrechnung pro Auftrag | Sammelrechnung pro Monat |
|---|---|---|
| Zuordnung | Eine Rechnung, ein Objekt | Auflistung aller Aufträge mit Objekt und Datum nötig |
| Aufwand | Pro Auftrag, aber direkt erledigt | Einmal im Monat, bei vielen Aufträgen weniger Belege |
| Zahlungseingang | Früher, direkt nach der Auslieferung | Später, gebündelt am Monatsende |
| Passt, wenn | Makler pro Objekt abrechnen oder weiterberechnen | Makler viele Aufträge im Monat geben und es so wünschen |
Wichtig bei Sammelrechnungen: Auch sie entstehen am besten aus den Aufträgen, nicht aus dem Gedächtnis. Wer über den Monat jeden Auftrag mit allen Positionen am Auftrag festhält, kann die Sammelrechnung am Monatsende in wenigen Minuten erstellen. Halten Sie die Vereinbarung pro Makler fest, damit Sie nicht bei jedem Auftrag neu überlegen müssen.
Zahlungsziele und Zahlungserinnerungen
Eine Rechnung ist erst erledigt, wenn sie bezahlt ist. Ohne festen Ablauf werden offene Posten zur Nebenaufgabe, die man ungern angeht, gerade bei Maklern, mit denen man gut zusammenarbeitet.
- Zahlungsziel klar angeben. Ein konkretes Datum oder eine Frist, etwa 14 Tage, steht auf jeder Rechnung.
- Offene Posten regelmäßig prüfen. Einmal pro Woche reicht. Wer Rechnungen am Auftrag führt, sieht auf einen Blick, welche noch offen sind.
- Freundlich erinnern. Eine kurze Erinnerung einige Tage nach Fälligkeit löst die meisten Fälle. Oft ist die Rechnung beim Makler schlicht untergegangen.
- Erst dann mahnen. Bleibt die Zahlung weiter aus, folgt eine förmliche Mahnung.
Vorlagen für Erinnerungen lassen sich genauso festlegen wie Vorlagen für Statusnachrichten. Beispiele für Nachrichten an Makler finden Sie unter „Vorlagen“ in Auftragsstatus transparent machen.
E-Rechnung: Was sich für Immobilienfotografen bis 2028 ändert
Seit 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnung im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B). Da Makler Unternehmen sind, betrifft das auch die meisten Immobilienfotografen. Der Zeitplan in Kürze:
- Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer.
- 2025 und 2026 dürfen Sie noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen, PDF-Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers.
- 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr.
- Ab 1. Januar 2028 sind E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Leistungen Pflicht.
Ausgenommen sind unter anderem Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die keine E-Rechnungen ausstellen müssen, und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen.
Wichtig: Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Nutzen Sie die Übergangszeit, um zu prüfen, wie Sie künftig Rechnungen erstellen, und sprechen Sie das Thema mit Ihrem Steuerberater an.
Quellen: BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung und IHK Region Stuttgart: E-Rechnungen. Stand: Oktober 2026. Dieser Abschnitt ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuerberatung.
Zusammenarbeit mit Steuerberater und Buchhaltung
Für Ihren Steuerberater zählt vor allem eines: vollständige, nachvollziehbare Belege, die regelmäßig und in einer vereinbarten Form ankommen. Wer am Jahresende einen Stapel Rechnungen aus verschiedenen Programmen zusammensucht, zahlt dafür mit Zeit oder mit Beratungshonorar.
- Form der Übergabe: Fragen Sie, in welcher Form Ihr Steuerberater Rechnungen braucht, etwa als Export, per Upload oder über einen Zugang.
- Fester Rhythmus: monatlich statt jährlich. Dann liegen die Belege vor, wenn die Umsatzsteuer-Voranmeldung ansteht.
- Fortlaufende Rechnungsnummern: ein Nummernkreis, eindeutig und ohne Doppelungen.
- Ein Ort für alle Belege: Ausgangsrechnungen nicht verteilt über Textverarbeitung, Mailanhänge und Ordner.
Klären Sie dabei auch, wie Sie künftig E-Rechnungen von Lieferanten empfangen und archivieren. Das müssen Sie bereits heute können.
Checkliste: Rechnungsstellung ohne Nacharbeit
Mit diesen Punkten geht jede Rechnung vollständig und pünktlich raus. Haken Sie sie bei Ihrer nächsten Rechnung ab oder kopieren Sie die Liste in Ihre eigenen Vorlagen.
Mit der Rechnung schließt sich der Kreis eines Auftrags, von der Anfrage bis zur Zahlung. Wie alle Phasen zusammenhängen, zeigt unser Überblick Auftragsmanagement für Immobilienfotografen: Vom Termin bis zur Auslieferung organisiert.
Häufige Fragen
Rechnung direkt aus dem abgeschlossenen Auftrag
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