Medienpakete an Makler ausliefern: Fotos, Grundrisse, Videos und 360°-Touren an einem Ort

Makler denken bei der Auslieferung selten an Dateiformate. Sie wollen das Exposé fertigstellen, das Objekt online bringen und dem Eigentümer zeigen, dass es vorangeht. Daraus ergeben sich fünf Erwartungen:

1. Alles an einer Stelle. Ein Link, nicht drei.
2. Vollständig. Das gebuchte Paket ist komplett, ohne „der Grundriss kommt morgen“.
3. Verständlich. Der Makler findet ohne Erklärung, was er sucht: die Fotos fürs Portal, den Grundriss fürs Exposé.
4. Pünktlich. Zur vereinbarten Deadline, oder mit einer Nachricht, falls es später wird.
5. Auch später noch auffindbar. Wenn der Eigentümer in drei Wochen nach den Bildern fragt, ist der Link noch gültig.

Keine dieser Erwartungen ist besonders hoch. Mit einem Tool-Mix aus Transferdienst, Mail und Chat ist es trotzdem schwer, alle fünf jedes Mal zu erfüllen. Warum das so ist, lesen Sie in Google Drive, WhatsApp und WeTransfer: Wann der Tool-Mix Immobilienfotografen Zeit kostet.

Ein Immobilienauftrag besteht heute selten nur aus Fotos. Dazu kommen der Grundriss vom Immobiliengutachter, ein Video, eine 360°-Tour, Drohnenaufnahmen. Jedes Format entsteht an einer anderen Stelle, oft bei einem anderen Partner und zu einem anderen Zeitpunkt.

Das Medienpaket ist die Antwort darauf: Alles, was zu einem Auftrag gehört, liegt gebündelt an einer Stelle. Drei Punkte sind dabei wichtig:

• Erst ausliefern, wenn das Paket komplett ist. Fehlt ein Teil, ist es meist besser, kurz Bescheid zu geben und das Paket einen halben Tag später vollständig zu liefern, als zweimal zu liefern.
• Links gehören auch dazu. 360°-Touren oder Videos auf einer Plattform sind oft Links statt Dateien. Legen Sie sie mit ins Paket, etwa als kurze Textdatei oder als Hinweis an derselben Stelle.
• Was gebucht ist, ist im Paket. Gleichen Sie vor der Auslieferung das Paket mit der Buchung ab. Das ist auch die Grundlage für eine korrekte Rechnung.

Wie Grundriss und bearbeitete Bilder von Ihren Partnern zu Ihnen kommen, lesen Sie in Mit Editoren und Immobiliengutachtern zusammenarbeiten.

„IMG_4711.jpg“ sagt dem Makler nichts. Er öffnet jede Datei, um das Wohnzimmer zu finden, und sortiert die Bilder für sein Exposé von Hand. Eine feste Struktur nimmt ihm diese Arbeit ab, und sie sorgt dafür, dass Ihre Pakete immer gleich aussehen.

Ein Beispiel, das sich in der Praxis bewährt:

Lindenstrasse-4_Essen_Medienpaket/
  01_Fotos/
    Lindenstrasse-4_01_Aussenansicht.jpg
    Lindenstrasse-4_02_Wohnzimmer.jpg
    Lindenstrasse-4_03_Kueche.jpg
  02_Grundriss/
  03_Video/
  04_Drohne/
  05_360-Tour.txt   (Link zur Tour)

• Objekt im Namen. Lädt der Makler Dateien aus mehreren Aufträgen herunter, bleibt erkennbar, was wozu gehört.

• Laufende Nummer. Sie gibt die Reihenfolge vor, die Sie für das Exposé empfehlen, meist von außen nach innen.

• Raum statt Kameranummer. „Kueche“ ist sofort verständlich. Verzichten Sie auf Umlaute und Leerzeichen, damit Dateinamen auf allen Systemen funktionieren.

Braucht ein Makler Bilder in unterschiedlichen Größen, etwa für Portal und Druck, legen Sie dafür feste Unterordner an. Welche Formate und Auflösungen sinnvoll sind, ist eine Frage des Workflows.

Wann bekommt der Makler was zu sehen? Ohne klare Reihenfolge landen Zwischenstände beim Makler, und am Ende gibt es zwei Versionen desselben Bildes. Besser ist ein fester Ablauf, bei dem der Makler erst Zugriff erhält, wenn das Paket fertig ist:

1. Bearbeitete Bilder bereit. Editor und Immobiliengutachter haben geliefert. Der Makler sieht noch nichts.
2. Endkontrolle. Sie prüfen das Paket kurz auf Vollständigkeit und Fehler (siehe unten).
3. Freigabe: Bereit für den Download. Erst jetzt erhält der Makler Zugriff und eine kurze Nachricht.
4. Vom Makler heruntergeladen. Sie sehen, dass die Dateien angekommen sind, und müssen nicht nachfragen.

Manche Makler möchten vorab eine Auswahl treffen, etwa aus 40 Fotos die 20 für das Exposé. Das ist eine Ausnahme vom Standardablauf und sollte einmal pro Makler vereinbart werden, nicht bei jedem Auftrag neu. Wie Sie den Status für Makler sichtbar machen und eine passende Nachricht zur Freigabe formulieren, lesen Sie in Weniger Rückfragen von Maklern: Auftragsstatus transparent machen.

Transferdienste sind praktisch, aber ihre Links laufen nach einer gewissen Zeit ab. Fragt der Makler drei Wochen später nach den Bildern, weil der Eigentümer sie für eine andere Plattform braucht, beginnt die Suche von vorn. Und jede Nachlieferung erzeugt einen neuen Link, den der Makler einem Auftrag zuordnen muss.

Für Nachlieferungen gilt deshalb eine einfache Regel: Die zusätzliche Datei kommt an dieselbe Stelle wie das restliche Paket, mit einer kurzen Nachricht, was neu ist. So hat der Makler immer einen vollständigen Stand, statt Teile aus mehreren Mails zusammenzusuchen.

Eine falsche Datei, ein fehlender Raum, ein Grundriss mit dem Namen des falschen Objekts: Solche Fehler fallen dem Makler auf, nicht Ihnen, und kosten Vertrauen. Eine kurze Kontrolle von zwei, drei Minuten vor der Freigabe verhindert das meiste.

• Paket entspricht der Buchung: Anzahl Fotos, Grundriss, Video, Tour, Drohne.
• Alle Formate vorhanden, die der Makler braucht.
• Richtige Version: keine Zwischenstände, Korrekturen eingearbeitet.
• Dateinamen und Objekt stimmen, auch auf dem Grundriss.
• Nichts Privates im Bild: Fotos von Personen, Post mit Namen, Kennzeichen, Bereiche, die laut Briefing nicht gezeigt werden sollen.
• Links funktionieren, etwa zur 360°-Tour oder zum Video.

Die Bildqualität selbst prüfen Sie im Workflow, nicht hier. Diese Kontrolle stellt nur sicher, dass das richtige Paket an den richtigen Makler geht.

„Haben Sie die Bilder von der Lindenstraße noch? Der Eigentümer möchte sie für eine andere Plattform.“ Solche Anfragen kommen oft Wochen oder Monate später. Wer dann erst Festplatten und Mailverläufe durchsuchen muss, verliert Zeit für einen Auftrag, der längst abgerechnet ist.

Drei Gewohnheiten helfen:

1. Archivieren am Auftrag. Das finale Medienpaket bleibt dem Auftrag zugeordnet, mit Adresse und Makler. So finden Sie es über die Adresse wieder, nicht über das Datum.
2. Abschließen, wenn alles erledigt ist. Ist das Paket heruntergeladen und die Rechnung gestellt, setzen Sie den Auftrag auf „Abgeschlossen“. Offene und erledigte Aufträge vermischen sich dann nicht.
3. Regeln für die Aufbewahrung festlegen. Wie lange Sie Aufnahmen und Kontaktdaten aufbewahren dürfen oder müssen, hängt von Ihren Verträgen und den Datenschutzregeln ab. Legen Sie eine feste Frist fest und löschen Sie danach konsequent. Dieser Hinweis ersetzt keine Rechtsberatung.

Mit dem abgeschlossenen Auftrag steht auch die Abrechnung an. Wie Sie Rechnungen direkt aus dem Auftrag erstellen, lesen Sie in Rechnungsstellung als Immobilienfotograf.

Mit fester Struktur und einem eingespielten Ablauf ist eine Auslieferung eine Routine von wenigen Minuten. Haken Sie die Punkte bei Ihrer nächsten Auslieferung ab oder kopieren Sie die Liste in Ihre eigenen Vorlagen.

Eine passende Vorlage für die Nachricht an den Makler finden Sie unter „Vorlagen für Statusnachrichten“ in Auftragsstatus transparent machen. Einen Überblick über alle Phasen eines Auftrags gibt Auftragsmanagement für Immobilienfotografen.

Überlegen Sie, die Auslieferung mit einer Software zu organisieren? Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten und wie Sie sinnvoll testen, lesen Sie in Software für Immobilienfotografen auswählen.

1. Auftragsmanagement für Immobilienfotografen: der Überblick
2. Google Drive, WhatsApp und WeTransfer: Wann der Tool-Mix Zeit kostet
3. Weniger Rückfragen von Maklern: Auftragsstatus transparent machen
4. Rechnungsstellung als Immobilienfotograf
5. Software für Immobilienfotografen auswählen