Software für Immobilienfotografen auswählen: Checkliste, Testphase und Zeitersparnis

Nicht jeder Immobilienfotograf braucht eine Software für sein Auftragsmanagement. Wer wenige Aufträge im Monat hat, kaum mit Partnern arbeitet und seine Verwaltung tagsüber erledigt, kommt mit festen Ordnern, einer Briefing-Vorlage und einer einfachen Statusliste gut zurecht.

Eine spezialisierte Lösung lohnt sich vor allem, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen:

• Sie bearbeiten regelmäßig mehrere Aufträge pro Woche.
• Sie arbeiten mit einem Editor oder Immobiliengutachter zusammen.
• Verwaltung, Auslieferung und Rechnungen rutschen regelmäßig in den Abend.
• Makler fragen oft nach dem Status oder suchen Dateien in mehreren Links.

Wo Sie stehen, zeigt der Selbstcheck in Google Drive, WhatsApp und WeTransfer: Wann der Tool-Mix Zeit kostet.

Wer nach „Software für Fotografen“ oder „Projektmanagement“ sucht, findet zwei Arten von Lösungen: generische Werkzeuge für Aufgaben und Projekte und Lösungen, die für eine bestimmte Branche gebaut sind. Dazu kommt Studio-Software, die meist auf Hochzeits- und Porträtfotografie mit Privatkunden ausgerichtet ist.

Generische Tools sind eine gute Wahl, wenn Sie gern selbst einrichten und Ihre Abläufe stark von der Norm abweichen. Eine Branchenlösung spart Ihnen die Einrichtung, weil sie den typischen Ablauf eines Immobilienauftrags bereits abbildet.

Diese neun Kriterien helfen Ihnen, Lösungen ehrlich zu vergleichen. Zu jedem Punkt finden Sie den passenden Artikel, falls Sie tiefer einsteigen möchten.

1. Rollen: Haben Editor, Immobiliengutachter und Makler eigene Rollen mit passenden Rechten? Mehr in Mit Editoren und Immobiliengutachtern zusammenarbeiten.
2. Status: Gibt es einen klaren Auftragsstatus, den auch der Makler sieht? Mehr in Auftragsstatus transparent machen.
3. Dateien: Liegen Rohdaten, bearbeitete Bilder und Grundriss am Auftrag, nicht in einem separaten Speicher?
4. Auslieferung: Gibt es eine feste Stelle pro Auftrag für das Medienpaket, mit Freigabe und Download-Bestätigung? Mehr in Medienpakete an Makler ausliefern.
5. Abrechnung: Entsteht die Rechnung aus dem Auftrag, mit Paket und Zusatzleistungen? Mehr in Rechnungsstellung als Immobilienfotograf.
6. Sprache: Sind Oberfläche, Hilfeartikel und E-Mails an Makler auf Deutsch?
7. Support: Wie erreichen Sie den Support, in welcher Sprache und zu welchen Zeiten?
8. Hosting und AVV: Wo werden die Daten verarbeitet, gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Liste der Unterauftragnehmer? Vorsicht bei pauschalen Aussagen wie „100 % DSGVO-konform“.
9. Vertragslaufzeit: Können Sie monatlich kündigen, und wie bekommen Sie Ihre Daten wieder heraus?

Für Immobilienmedien gibt es spezialisierte Plattformen, die vor allem aus Nordamerika kommen, etwa Aryeo. Sie sind auf Bestellung, Auslieferung und Bezahlung von Immobilienmedien ausgerichtet und dort weit verbreitet. Daneben gibt es europäische Anbieter, die sich an den Gegebenheiten in Deutschland und Europa orientieren.

Keine der beiden Gruppen ist pauschal besser. Entscheidend ist, wie gut eine Lösung zu Ihrem Alltag passt. Stellen Sie jedem Anbieter dieselben Fragen:

• Sprache: Ist alles, was Sie und Ihre Makler sehen, auf Deutsch, einschließlich der E-Mails an Makler?
• Support: Ist der Support zu Ihren Arbeitszeiten erreichbar, und in welcher Sprache?
• Datenverarbeitung: Wo werden Ihre Daten und Aufnahmen verarbeitet, und gibt es einen AVV nach DSGVO?
• Rechnungsstellung: Passen Rechnungen zu den deutschen Anforderungen, auch mit Blick auf die E-Rechnung?
• Ausrichtung: Bildet die Lösung den Ablauf mit deutschen Maklern, Editoren und Immobiliengutachtern ab?

Ob sich eine Software für Sie lohnt, hängt weniger von Funktionen ab als von Ihrer eigenen Zeit. Die Rechnung ist einfach:

(Minuten Verwaltung pro Auftrag vorher − nachher) × Aufträge pro Monat ÷ 60 = gewonnene Stunden pro Monat

Beispiel: 25 Minuten Verwaltung pro Auftrag heute, 12 Minuten mit Software, 45 Aufträge pro Monat: (25 − 12) × 45 ÷ 60 = 9,75 gewonnene Stunden pro Monat. Beispielwerte, keine Durchschnittszahlen.

Den Wert für „heute“ ermitteln Sie am besten, indem Sie eine Woche lang notieren, wofür Sie außerhalb von Shooting und Bearbeitung Zeit aufwenden. Den Wert „mit Software“ messen Sie in der Testphase mit echten Aufträgen. Ein Kunde aus den Niederlanden hat nach der Umstellung auf Bildsuite rund 32 Stunden Verwaltung pro Monat weniger gemessen. Das ist ein einzelnes Beispiel, kein Durchschnitt und keine Zusage.

Viele Testphasen enden ohne Ergebnis, weil die Software nur mit Beispieldaten ausprobiert wurde. Aussagekräftig wird ein Test erst, wenn echte Aufträge durchlaufen, mit einem echten Makler und, wenn möglich, mit Ihrem Editor.

1. Vorbereiten (Tag 1–2): Ausgangswert messen, Pakete und Briefing-Vorlage anlegen, einen Makler auswählen, mit dem Sie gut zusammenarbeiten.
2. Echte Aufträge (Tag 3–10): Neue Aufträge dieses Maklers vollständig in der Software abwickeln, von der Anfrage bis zur Rechnung. Laden Sie Ihren Editor ein, wenn Ihr Testzugang das erlaubt.
3. Auswerten (Tag 11–14): Minuten pro Auftrag vergleichen, den Makler um Rückmeldung bitten und entscheiden.

Notieren Sie während des Tests, was fehlt oder stört. Das hilft bei der Entscheidung und in Gesprächen mit dem Anbieter.

Ein Umstieg mitten in der Saison muss den Betrieb nicht stören. Der wichtigste Grundsatz: Laufende Aufträge bleiben im bisherigen System, neue Aufträge starten in der neuen Lösung. So gibt es keinen Stichtag, an dem alles gleichzeitig umziehen muss.

• Erst ein Makler, dann alle. Weiten Sie die Nutzung aus, sobald der Ablauf mit dem ersten Makler sitzt.
• Partner früh einbinden. Editor und Immobiliengutachter profitieren am meisten, wenn Briefing und Dateien am Auftrag liegen.
• Vorlagen übernehmen. Briefing, Pakete, Stilprofile und Nachrichtenvorlagen, die Sie schon haben, ziehen mit um.

Ausführlicher beschreiben wir das Vorgehen in Auftragsmanagement für Immobilienfotografen. Wie der Umstieg konkret in Bildsuite funktioniert, zeigen unsere Handbücher.

Bildsuite ist eine Lösung für das Auftragsmanagement von Immobilienmedien, gebaut für selbstständige Immobilienfotografen und kleine Teams, die viele Aufträge bearbeiten. Der Auftrag steht im Mittelpunkt: von der Planung über die Zusammenarbeit mit Editor und Immobiliengutachter bis zur Auslieferung an den Makler und zur Rechnung.

• Planung: Termine und Aufträge an einer Stelle.
• Rollen: eigene Zugänge für Editor, Immobiliengutachter und Makler.
• Status und automatische Updates: Makler sehen, wo ihr Auftrag steht.
• Dateien und Auslieferung: das Medienpaket am Auftrag, freigegeben, wenn es fertig ist.
• Rechnung: automatisch, sobald der Makler das freigegebene Medienpaket herunterlädt.

Bildsuite ist auf Deutsch und richtet sich an den Ablauf mit deutschen Maklern. Mehr über das Team und das Unternehmen erfahren Sie unter Über uns, alle Funktionen unter Leistungen.

1. Auftragsmanagement für Immobilienfotografen: der Überblick
2. Google Drive, WhatsApp und WeTransfer: Wann der Tool-Mix Zeit kostet
3. Aufträge von Maklern annehmen und Termine planen
4. Weniger Rückfragen von Maklern: Auftragsstatus transparent machen
5. Mit Editoren und Immobiliengutachtern zusammenarbeiten
6. Medienpakete an Makler ausliefern
7. Rechnungsstellung als Immobilienfotograf